Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones

Hace un mes escaso tuve la oportunidad de certificarme como GTD^® Master Trainer de Nivel 2. Como ocurre con el resto de programas de certificación de la David Allen Academy (DAA), los programas de certificación para Master Trainer (MT) tienen lugar en Ámsterdam, ciudad en la que David y su mujer, Kathryn, alma mater de la DAA, fijaron su residencia habitual hace ya unos años.

Los programas de certificación de la DAA en general, y en concreto los de MT, son exigentes y se prolongan varios meses. Antes de participar en un curso Train The Trainer (T3), hay que llevar a cabo un trabajo preparatorio considerable, que continúa tras el T3 y culmina con una evaluación final que asegure la obtención del nivel competencial y de conocimientos esperados.

Estos programas están dirigidos por una persona que es Senior Master Trainer (SMT) y cuentan con la presencia constante de Kathryn y David Allen, lo cual es sin duda un lujo para la formación de cualquier persona que quiere facilitar el aprendizaje de GTD^®.

Es además una oportunidad fantástica para el networking con colegas de otros países (en este curso de certificación había también representantes de Australia, Guatemala, Francia y Holanda) y conlleva diversos momentos impagables, como por ejemplo la cena del último día, en la que David Allen nos compartió un montón de anécdotas personales sobre su camino para dominar GTD^®.

Te cuento todo esto porque el Nivel 2 de la formación GTD^® oficial está 100% enfocado en los proyectos de GTD^®, de ahí el nombre del curso – «Projects and Priorities» – y mi participación en el T3 es lo que me ha dado la idea de escribir una serie de posts dedicada específicamente a los proyectos de GTD^®, probablemente el concepto peor entendido y utilizado por la mayoría de las personas que se acercan a la metodología.

Conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

Siguiente acción: actividad física y visible que permite que algo avance hacia el resultado deseado.
Proyecto: resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede completarse en el plazo de un año.
Objetivo: resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que va a tardar más de un año en completarse.
Área de responsabilidad: área vital, tanto personal como profesional, que conlleva un grado de compromiso, responsabilidad o interés especiales, o que requiere un especial grado de atención.

Diferencias entre los conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

De los cuatro conceptos anteriores, las únicas que «se hacen» son las siguientes acciones, es decir, en GTD^®  ni los proyectos, ni los objetivos ni las áreas de responsabilidad «se hacen».

Los proyectos y los objetivos «se consiguen» una vez que se han completado las siguientes acciones que los componen.

En cuanto a las áreas de responsabilidad – esto es un detalle muy importante – simplemente «se tienen» y nunca se completan.

Veamos un ejemplo que relaciona varios de estos conceptos.

Imaginemos que un área de responsabilidad es tu casa y, en concreto, el que tu casa sea un lugar acogedor. Imaginemos también que tienes calefacción por gas natural y que cuentas con caldera propia, próxima a cumplir 15 años de uso y, por tanto, pidiendo a gritos su renovación.

Como quieres que el próximo invierno los pingüinos se mantengan alejados de tu casa, decides «renovar la caldera de casa». Esto es un proyecto, ya que a) es un resultado, b) requiere más de una acción para alcanzarse y c) puede completarse en el plazo de un año.

De las muchas acciones que tendrás que llevar a cabo para completar tu proyecto, hay pocas que puedas hacer ahora. Una de ellas es «buscar en Internet empresas que instalen calderas domésticas y capturar el teléfono de un par de ellas». Esta es una siguiente acción, ya que «buscar en Internet» es una actividad física y visible que permite que el proyecto «renovar la caldera de casa» avance.

Relación entre los conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

Las siguientes acciones pueden ser independientes, es decir, estar simplemente en alguna lista GTD^®, como por ejemplo el «calendario», la «lista a la espera» o un «contexto» o, por el contrario, pueden formar parte de un proyecto, de un objetivo o de un área de responsabilidad.

Los proyectos pueden ser independientes, es decir, estar simplemente en la «lista de proyectos», o pueden formar parte de un objetivo o de un área de responsabilidad.

Los objetivos pueden ser independientes o formar parte de un área de responsabilidad.

Próximos posts

En esta primera entrega de la serie de posts avanzados sobre proyectos GTD^®, hemos recordado las definiciones de los principales conceptos relacionados con los proyectos, así como las diferencias y las relaciones existentes entre ellos.

En una próxima entrega trataré los errores más comunes en los que se suele caer al empezar a trabajar con los proyectos en GTD^® para, a partir de ahí, dedicar los posts necesarios a responder a las preguntas más frecuentes relacionadas con el tema.

Si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas.

Para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^® es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]